INISSIENCE, S’ORGANISER POUR (RE)TROUVER DU SENS ET DE L’EFFICACITE

Dans un environnement en constante évolution, les entreprises doivent s’adapter en permanence. Cabinet de conseil en organisation, Inissience accompagne les dirigeants et leurs équipes dans leur transformation organisationnelle et managériale. La dirigeante, Bérengère Barbera, nous précise les contours et les intérêts de ce service.

Dans quel cadre intervenez-vous dans les entreprises ?

Inissience intervient dans tout type d’entreprise avec trois domaines d’intervention. Nous sommes sollicités pour des accompagnements de gestion de projet, d’organisation et de management et pour améliorer la gestion du temps. Il peut s’agir d’un accompagnement individuel pour structurer le développement d’un nouveau projet par exemple ou pour résoudre une problématique de gestion du temps. Les besoins concernent également des collectifs, que ce soit une équipe projet ou un service qui connaissent des dysfonctionnements d’organisation.

Quelles sont les signes qui doivent alerter d’une difficulté d’organisation ?

Ils sont nombreux et il est important de les prendre en considération. Cela peut être le retard dans l’exécution des tâches, une charge de travail trop importante, un turnover élevé, un manque de transversalité ou encore une évolution technologique mal appréhendée…

Comment intervenez-vous auprès des entreprises ?

Nous apportons une méthode et des outils adaptés à chaque situation pour améliorer l’efficacité et la Qualité de Vie et des Conditions de Travail (QVCT).

La relation démarre toujours par un cadrage très précis du besoin qui nous permettra de définir clairement les modalités d’accompagnement et les outils qui seront proposés.

Ce travail de cadrage est réalisé lors d’un premier rendez-vous, en amont du devis. Chaque situation est unique et l’accompagnement proposé est défini sur-mesure. Le travail démarre toujours par un diagnostic qui est co-construit avec les collaborateurs impliqués dans toute la démarche. Il peut comprendre des entretiens individuels et/ou collectifs, des ateliers, des questionnaires, de l’animation de séminaire si nécessaire… L’intelligence collective est mobilisée pour chacune des démarches.

Dans cette phase de diagnostic, nous pouvons étudier le pilotage, l’organisation formelle et informelle (fiches de poste…), la charge de travail, les indicateurs RH (absentéisme, turnover…), le management…. Complété par une analyse documentaire, cela nous permet de proposer un plan d’actions très concret (révision des organigrammes et fiches de postes, clarification des processus, formations…). La durée moyenne de ce type d’accompagnement est de 3 mois.

« L’efficacité organisationnelle est un enjeu quotidien pour (re)donner du sens et fluidifier les relations d’équipe. »

Quelles sont les conditions de réussite de votre accompagnement ?

La première condition est de bien définir le besoin et les objectifs. Cette phase de cadrage est essentielle. L’implication du dirigeant et des managers concernés tout au long de la démarche est également indispensable pour mobiliser les équipes, expliquer la démarche aux collaborateurs et assurer des arbitrages. La troisième condition est d’avoir envie d’un regard extérieur et d’être en capacité de porter le changement qui suivra.

Le télétravail a bouleversé les organisations. Comment accompagnez- vous sur cette évolution ?

Mis en place à marche forcée durant la pandémie, il existe une grande disparité d’organisation du télétravail dans les entreprises. L’existence du télétravail vient questionner l’efficacité, le management, la diminution des échanges informels entre collaborateurs… Dans ce cadre, comment contrôler les résultats et la façon de travailler ?

Nous intervenons à différents niveaux. Si l’organisation du télétravail est bien établie, notre accompagnement se fera sur un temps court pour évaluer son impact et apporter des ajustements, si besoin. Si l’organisation s’est construite au cas par cas pour répondre à une situation d’urgence ou pour attirer de nouveaux salariés, il est souvent utile de mener une réflexion plus globale pour structurer une organisation pérenne.

La semaine de quatre jours est aujourd’hui plébiscitée. Quels seraient vos conseils pour la mise en place de ce type d’organisation ?

La première chose à faire est de clarifier la raison de ce changement. Pourquoi veut-on mettre en place cette organisation et qu’est-ce que l’on en attend ?

Est-ce pour attirer et fidéliser, pour avoir une meilleure organisation vie personnelle/vie professionnelle, pour limiter l’absentéisme, pour être plus productif, pour profiter de week-ends plus longs…

Mon conseil est de ne pas se précipiter et de consulter ses collaborateurs. Il y a aujourd’hui un effet de mode mais certaines entreprises reviennent en arrière car on relève parfois plus d’accidents et de TMS. Cette organisation peut ne pas convenir à certains publics. Pour les jeunes par exemple, c’est parfois moins attractif car ils apprécient de pouvoir profiter d’une vie sociale en soirée. Pour les parents, cela peut être complexe de modifier leur organisation familiale.

Une phase de test permet d’alléger la pression et de trouver le modèle le plus adapté à l’entreprise. C’est aussi vrai pour le télétravail.

VOS RÉUNIONS SONT-ELLES EFFICACES ?

Les nouvelles formes d’organisation impliquent de se questionner sur ses réunions qui génèrent bien souvent trop de temps (et d’argent) perdu. Une réunion efficace doit être nécessaire !

Pour cela, il est essentiel de respecter quatre grands principes :

• Définir son besoin : quel est l’objectif de cette réunion ? Si l’information est descendante, un mail sera aussi efficace.
• Préparer sa réunion : Il faut fixer un ordre du jour, une durée, la liste des participants en fonction de l’objectif (seules les personnes ayant le pouvoir de décider sont attendues dans une réunion décisionnelle) et préciser les résultats attendus.
• Conduire sa réunion : gérer les échanges, répartir les prises de parole et recadrer les interventions.
• Conclure par un compte-rendu qui résume les décisions prises.

Cette préparation garantit l’efficacité et le gain de temps pour tous les participants.